U jednom od prethodnih blogova – Integracije u svetu oko nas, objasnili smo šta predstavljaju integracije u IT-u i pokazali neke primere iz stvarnog života ovih tipova projekata. Sada govorimo detaljnije o izazovima upravljanja ovim projektima u jednoj od najvećih IKT industrija – Telekomunikacijama.
Teme obuhvaćene u okviru ovog bloga su sledeće:
- Integracioni projekti u telekomunikacijama
- Sa kojim izazovima se susreću projektni menadžeri u telekomunikacionim integracionim projektima?
- Koji je najbolji pristup za upravljanje ovim projektima?
Integracioni projekti u telekomunikacijama
Jedna od najvećih industrija koja spada u kategoriju informaciono-komunikacionih tehnologija (IKT) su telekomunikacije. Telekomunikacioni sektor se sastoji od mnoštva velikih organizacija omogućavaju komunikaciju na globalnom nivou, putem telefona, interneta, vazdušnih talasa, kablova, žica ili bežično.
Mogućnosti komunikacije su različite, što znači da svaka telekom kompanija treba da ima infrastrukturu, kako hardversku tako i softversku, koja podržava prenos podataka rečima, glasom, zvukom ili videom, širom sveta. Kompanije u ovom sektoru su najčešće telefonski operateri, internet provajderi, ali i satelitske ili kablovske kompanije.
Sve ove kompanije imaju nešto zajedničko – moraju da izvode složene, masivne projekte, ispunjavaju svakodnevne promenljive i rastuće potrebe kupaca i da prate najnovija tehnološka dostignuća kako bi zadržale dobru poziciju na tržištu i bile konkurentne.
U daljem tekstu ćemo se osvrnuti na projekte u kompanijama operatera mobilnih mreža. Poslovanje ovih organizacija zasniva se na dva sistema:
- Sistem operativne podrške (eng. Operations support system) – OSS – bavi se održavanjem mrežnih operacija, kao što su upravljanje greškama i performansama, aktivacije korisnika, upravljanje imovinom/mrežnim inventarom/konfiguracijom, upravljanje narudžbinama, bezbednost mreže, itd.
- Sistem poslovne podrške (eng. Business support system) – BSS – bavi se održavanjem poslovanja oko koga se mreža gradi, kao što su upravljanje odnosima sa klijentima, kreiranje ponuda za korisnike (proizvoda ili usluga), prikupljanje porudžbina, izdavanje računa i naplata usluga telekomunikacija.
OSS i BSS omogućavaju mrežnim operaterima da ponude usluge ogromnom broju pretplatnika na globalnim telekomunikacionim mrežama. Ovde je reč o kompleksinim sistemima sačinjenim od velikog broja aplikacija i servisa različitih dobavljača, koje je neophodno na adekvatan način integrisati. Upravo zbog toga, većina projekata u ovoj industriji predstavljaju projekti koji zahtevaju visok nivo integracije između višestrukih host sistema različitih dobavljača i eksternih provajdera usluga. Svaka promena u OSS ili BSS sistemu iziskuje promene u sistemima većeg broja dobavljača.
Sa kojim izazovima se susreću projektni menadžeri pri upravljanju telekomunikacionim integracionim projektima?
Svaki projekat integracije treba da započne sa temeljnim modelovanjem poslovnih procesa (eng. Business Process Modeling – BPM), pa tako važi i za integracione projekte u telekomunikacijama. Pored toga što je potrebno skicirati trenutno stanje sistema, neophodno je detaljno prikazati i buduće željeno stanje, sa međuzavisnim procesima svih aplikacija unutar njega. Sledeći korak predstavlja kreiranje slučaja korišćenja (eng. Use case) u kojima se definiše kako će korisnici koristiti integrisani softver radi postizanja konkretnih ciljeva. Tokom faze razvoja kod ove vrste projekata klijenti mogu promeniti zahteve ili dodati nove funkcionalnosti koje utiču na obim, plan i troškove projekta. Treba voditi računa da su informacije svim uključenim stranama dostupne i da je projekat transparentan, kako bi se neometano odvijala komunikacija i izbegli konflikti prouzrokovani nedoumicama.
Neizostavni deo svakog integracionog projekta nakon implementacije bi trebalo da bude testiranje. Detaljnim testiranjem integrisanog servisa i prolaženjem kroz svaki mogući dobar i loš scenario omogućava se eliminacija eventualnih problema u budućnosti. Nakon završene faze testiranja, projekat može da se pusti u korišćenje krajnjim korisnicima – odlazak projekta na produkciju ili eng. go-live. Ali tu se ne završava projekat – potrebno je u slučaju bilo kakvih problema pružati podršku operativnim timovima koji će održavati taj softver. Zbog toga, veoma je bitno temeljni pristupiti procesu prenosa znanja i treninzima sa ovim timovima.
Za svaki projekat bitno je utvrditi interne i eksterne faktore koji mogu imati uticaj na realizaciju projekta prema prvobitnom projektnom planu i proceni napora. Složenost usluge diktira trajanje procesa njene isporuke, a on obično traje od jednog meseca do godinu dana. Tokom ovog perioda, mnoštvo spoljnih faktora izaziva nekoliko ciklusa prerade usluge – novi zahtevi, promene obima zahteva, uticaj zainteresovanih strana, razvoj usluga i tehnologija, pojava novih konkurenata na tržištu i drugo.
Konkurencija među telekom kompanijama dovodi do stalnih promena na tržištu, koje dalje vode ka iznenadnim zaokretima u strategijama i obimu projekata, sa zahtevom za brze akcije i prilagođavanje.
Izazovi za upravljanje integracionim projektima u telekomunikacijama često su povezani sa vremenom isporuke izmena i testiranja. Pored navedenog još neki od izazova sa kojima se kompanije susreću prilikom upravljanja projektima iz ove oblasti su sledeći:
- Nejasno definisan obim projekta/zahteva – prilikom preuzimanja obaveze za izvršavanje posla neophodno je dobro definisati sve ciljeve, zadatke, rezultate, rokove i troškove, kako ne bi došlo do nesporazuma u daljem toku rada.
- Nerealni rokovi isporuke – prilikom procene rokova isporuke i obavezivanja na njih neophodno je uzeti u obzir mogućnost uticaja različitih spoljašnjih i unutrašnjih faktora i potencijalnih rizika.
- Nedovoljno alociranih resursa – potrebno je dobro napraviti plan resursa, sa analizom potencijalnih rizika, kako ljudskih tako i finansijskih. Pri izradi plana ljudskih resursa neophodno je odraditi detaljnu analizu potrebnih profila i senioriteta kadrova, shodno kompleksnosti projekta.
- Međuzavisnost od drugih projekata – prilikom procene potencijalnih rizika i uticaja na projekat, neophodno je utvrditi povezanost projekta sa drugim projektima, odnosno koje su sve uključene strane, dobavljači i njihove aplikacije i njihova međusobna zavisnost i uticaj.
- Integracije nisu primarni fokus svim učesnicima projekta – često se dešava da integracije nisu primarni fokus ili oblast stručnosti većine dobavljača softvera. Dobavljači softvera uključeni u ove projekte obično imaju znanje o svojim aplikacijama, ali ne i o drugim sistemima koji treba da budu integrisani sa njihovim.
- Konflikti i loša komunikacija među timovima – moguće je da u toku projekta usled velikog stresa iskrsnu konflikti, te je potrebno adekvatno delegirati odgovonosti na samom početku projekta i omogućiti otvorenu komunikaciju, kako unutar tima, tako i među različitim timovima koji učestvuju na projektu.
Koji je najbolji pristup za upravljanje ovim projektima?
Za projekte razvoja softvera se najčešće primenjuju neki od agilnih okvira i praksi kao što su Skram (eng. Scrum), ekstremno programiranje (eng. Extreme programming), ili razvoj vođen funkcijama (Feature-Driven Development – FDD). Svi ovi okviri imaju u svojoj osnovi iterativni prilaz razvoju softvera, radi sticanja sposobnosti da se kreiraju promene ili pruži što bolji odgovor na njih. I kod upravljanja integracionim projektima u telekomunikacijama često se primenjuje Skram, budući da omogućava brz odgovor na promenljive potrebe tržišta.
Skram okvir predstavlja agilni okvir koji karakterišu vremenski ograničene iteracije tzv. sprintovi sa fokusom na jasno definisan cilj. Kada se otpočne sprint, nije moguće dodavati nove zadatke, osim ukoliko se ne ispoštuju definisana pravila Skrama. Pored navedenog, u Skramu se moraju poštovati pravila vezana za uloge, ceremonije i artefakte, jer se u suprotnom smatra da organizacija neće ostvariti sve prednosti primene ovog okvira.
Integracioni projekti u telekomunikacijama imaju dosta kraći vremenski rok realizacije u odnosu na ostale implementacione projekte. Imajući ovo u vidu, odabir pristupa upravljanja projektima predstavlja najznačajniji korak i preduslov za dobar početak, kao i za kasniju realizaciju projekta. Organizacija i način rada tima je od presudnog značaja za realizaciju definisanog obima projekta u planiranom vremenskom roku i sa visiokim nivoom kvaliteta.
U realnosti često je slučaj da kod integracionih projekata u telekomunikacijama zbog kompleksnosti sistema i velikog broja dobavljača nije moguće primenjivati samo jednu metodologiju upravljanja projektima. Zbog toga organizacije sve češće pokušavaju da prilagode agilne metode svom poslovanju i razvijaju nove okvire koji će im pomoći da upravljaju ovom vrstom projekata. Jedan od okvira koji se može primenjivati kod ove vrste projekata jeste Skramban (eng. Scrumban), hibridni okvir nastao kombinacijom prednosti dva popularna agilna okvira – Skrama i Kanbana. Skramban koristi strukturu Skrama – iterativni prilaz razvoju softvera, postojanje liste zadadtaka (eng. Backlog), usvajanje pojedinih ceremonija (dnevni sastanci, sastanci planiranja i retrospektive po potrebi), uz elemene Kanbana – vizualizacija kontinuiranog toka rada, ograničenje količine “rada u toku” i merenje i unapređenje toka rada.
Korišćenjem Skrambana pri upravljanju integracionim projektima telekomunikacije ostvaruju se sledeće prednosti:
- Jenostavnost i lakoća usvajanja pristupa – Skramban je dosta fleksibilan okvir, čija primena ne zahteva značajne promene u radu tima (kao što su promene uloga u timu ili uvođenje striktnih pravila kod Skrama), što ga čini lakšim za usvajanje.
- Pogodan okvir za upravljanje velikim projektima – veliki projekti se mogu podeliti na godišnje, polugodišnje ili kvartalne celine, za koje se kroz kratke iteracije (1-2 nedelje) obavlja konstantna prioritetizacija posla/zadataka.
- Bolja organizacija posla i kolaboracija u timu – Prioritetizacija zadataka i ograničavanje količine rada u toku omogućava veću posvećenost tima, bolju organizaciju i saradnju među članovima tima.
- Ušteda vremena, brži procesi isporuke i reakcija na promene – planiranje rada i prioritetizacija zadataka se radi po potrebi, onda kada broj zadataka koje treba obaviti pada ispod unapred definisanog praga. Ovakav način rada omogućava uštedu vremena, brže prilagođavanje promenama i isporuku.
- Transparentnost rada i pravovremeno otkivanje problema u procesima rada – vizuelizacija procesa rada pomoću Skramban table omogućava transparentnost rada jer prikazuje statuse zadataka, na osnovu kojih je moguće utvrditi gde su trenutni problemi i šta blokira celokupni proces isporuke.
- Smanjen nivo stresa u timu – članovi tima u Skrambanu samoinicijativno preuzimaju zadatke na kojima će raditi u toku iteracije, uzimajući u obzir prioritetnost zadataka. Svi članovi tima imaju jednaka prava i uvid u kompletan projekat, što vodi ka smanjenju nivoa stresa u timu.
Zaključak
Upravljanje integracionim projektima telekomunikacija predstavlja veliki izazov za menadžment kompanija, zbog prirode ove industrije i brojnih faktora koji mogu da utiču na efikasnost isporuke. Značaj integracija u oblasti telekomunikacija ne treba potcenjivati, jer promene sistema koje one povezuju vrlo često iziskuju značajan obim posla.
Skramban predstavlja jedan od agilnih prilaza za upravljanje projektima čija primena u ovoj industriji organizacijama može doneti veliki broj prednosti. On je pogodan za primenu kod održavanja projekata na postojećim sistemima, u situacijama kada nije moguće primenjivati Skram, ili kada je potreban visok stepen fleksibilnosti u radu tima.
Na osnovu našeg iskustva, usled veoma dinamičnog okruženja i čestih zahteva visokog prioriteta sa klijentske strane, primena Skrama se nije pokazala kao najefikasnije rešenje. Zbog toga smo se odlučili da neophodnu fleksibilnost ostvarimo upotrebom karakteristika Kanban prilaza, a strukturu i predvidljivost upotrebom Skrama. Kombinacijom ovih prilaza došli smo do pristupa koji najviše odgovara našem načinu poslovanja što nam omogućava da zadovoljstvo klijenata i tima održavamo na visokom nivou. Uz iteracije poput sprintova koji nisu zatvoreni za naknadno dodavanje zadataka, možemo brzo i lako da izvršimo reprioritetizaciju shodno zahtevima klijenata, a da pritom količinu posla koji tim obavlja držimo na optimalnom nivou.
